Описание интерфейса приложения

Основные режимы приложения «AI для извлечения данных из документов в Битрикс24»

Запуск приложения

1. Запустите приложение AI Документы из основного меню CRM Битрикс24 и в открывшемся окне:
2. в верхней части окна пункт меню AI Документы позволяет отображать список документов, загруженных в приложение и обработанных системой.
3. в верхней части окна пункт меню Динамические сущности позволяет отображать список настроек документов, имеющих сложную структуру хранения данных с привязкой к смарт-процессам.

4. в верхней части окна пункт меню Настройки позволяет выполнить весь доступный спектр настроек приложения и типовых документов.
5. позволяет выполнить поиск (фильтрацию) загруженных документов по:

• параметрам файла: (номер, имя файла, наименование, произвольный текст);
• тип документа (выбрать из списка в соответствии с выполненными настройками типов документа в приложении)
• период загрузки документа (даты с — по, когда была выполнена загрузка и обработка документа)

Управление видом просматриваемых документов

Таблица для просмотра загруженных документов может гибко настраиваться для отображения необходимых параметров в столбцах.

При минимальном количестве отображаемых столбцов обязательно выводятся данные:

1. Наименование загруженного файла
2. Тип загруженного документа
3. Привязка к CRM-сущности (Сделка ...)
4. Поле Текст для визуального просмотра всего текста документа, распознанного искусственным интеллектом. При нажатии на иконку в строке с документом, отображается весь текст документа.
5. Поле для отображения специальных иконок с действиями над документом (удаление: и загрузка документа на диск компьютера из приложения: )

Настройка отображаемых столбцов таблицы

Для добавления или удаления столбцов в таблице просмотра загруженных документов:

1. Выберите иконку в шапке таблицы .
2. В открывшемся окне установите галочки в чекбоксах напротив названия полей , которые должны отображаться в таблице
3. Сохраните результат настройки.

Добавление нового документа

В приложении «AI для извлечения данных из документов в Битрикс24» предусмотрены несколько режимов загрузки документов:

1. Автоматически в воронке через настройки смарт-процессов
2. Из карточки сделки
3. Через основной интерфейс приложения «AI документы»

Добавление документа из интерфейса приложения «AI документы»

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «AI документы» в рабочем окне приложения
3. Нажмите кнопку + Добавить
4. В открывшейся форме:
   • Заполните обязательное поле «Название документа» — произвольный текст, понятный и отражающий смысл загружаемого документа
   • В раскрывающемся списке выберите обязательное поле тип документа (в списке отражаются все настроенные типы документов)
   • В раскрывающемся списке выберите номер сделки (не обязательное поле) для привязки документа.
   • Нажмите кнопку Выберите файл и загрузите файл с документом. Приложение принимает к загрузке: Pdf, jpg, doc, txt (и другие) документы.
   • Сохраните документ.
5. Документ будет автоматически обработан и данные документа будут сохранены в полях CRM Битрикс24 в соответствии с настройками выбранного Типа документа.

Редактирование документа

Любой загруженный документ может быть отредактирован, загружен повторно, обработан искусственным интеллектом повторно.

Для редактирования документа:

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «AI документы» в рабочем окне приложения
3. Кликните мышкой на название документа в колонке Файл
4. В карточке редактирования документов доступны для изменения поля: Название документа, Тип документа, Номер сделки, а также возможно загрузить файл для распознавания повторно. (В карточке документа отображается информация с именем загруженного файла и его статус обработки и дата загрузки.)
5. После внесения изменений в документ выполните сохранение.

Просмотр обработанных данных

Для просмотра точности и достоверности обработанных данных искусственным интеллектом:

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «AI документы» в рабочем окне приложения
3. Кликните мышкой на название документа в колонке Файл
4. В карточке документа отображаются все поля в соответствии с настройками для распознавания документа.
5. Если есть неточности в распознанных данных, загрузите документ повторно и Повторное распознавание нажмите кнопку
6. Нижняя секция экрана редактирования документа отображает раздел с полным текстом распознанного документа.

Просмотр оригинала загруженного документа

Для просмотра оригинала загруженного документа и загрузки его на диск персонального компьютера:

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «AI документы» в рабочем окне приложения
3. Кликните мышкой в строке с наименованием выбранного документа на иконку: для загрузки исходного файла на диск компьютера.
4. Откроется просмотрщик исходного документа
5. При необходимости документ доступен для загрузки на диск ПК и для печати на принтере.

Обработка документов типа: динамические сущности

Динамические сущности

Это специальный инструмент для обработки сложных документов со структурой, которую невозможно описать простым списком полей. В отличие от обычных типов документов, они позволяют сохранять извлеченные данные непосредственно в элементы специально созданного смарт-процесса, поддерживающего сложную, вложенную структуру хранения.

Настройку динамических сущностей см. раздел Настройка динамических сущностей

Создать документ типа: Динамические сущности

Документ типа динамическая сущность создается через интерфейс добавления документов в приложение (см. раздел Добавить новый документ) или в результате создания элемента в смарт-процессе, согласно логике работы смарт-процесса.

После выполненной настройки типа документа динамических сущностей см. раздел Настройка динамических сущностей и привязки документа к смарт-процессу, при создании элемента смарт-процесса, выполнится автоматическое распознавание загруженного документа в смарт-процесс и распознание его полей в соответствии с настройками.

Открыть документы динамических сущностей для просмотра

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «Динамические сущности» в рабочем окне приложения
3. Кликните мышкой в строке с наименованием выбранного типа документа
4. Откроется таблица с загруженными экземплярами выбранного типа документа

Просмотр параметров документа

1. При клике на наименование CRM элемента — открывается карточка смарт-процесса с описанием полей смарт-процесса, заполненных после выполненной работы приложения «AI документы»
2. При клике на иконку в строке с выбранным документом откроется форма с детальным описанием всех распознанных полей документа

Повторное распознавание документа типа динанмические сущности

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «Динамические сущности» в рабочем окне приложения
3. Кликните мышкой в строке с наименованием выбранного типа документа
4. Откроется таблица с загруженными экземплярами выбранного типа документа
5. Нажмите на наименование типа документа в колонке Документ
6. Внесите необходимую коррекцию в форме документа
7. Перейдите в нижнюю часть рабочего окна просмотра документа и нажмите кнопку Повторное распознавание

Удаление документа типа динамические сущности

1. Откройте приложение
2. Выберите раздел «Динамические сущности» в рабочем окне приложения
3. Кликните мышкой в строке с наименованием выбранного типа документа
4. Откроется таблица с загруженными экземплярами выбранного типа документа
5. В строке с наименованием документа в колонке Действия нажмите на иконку для удаления документа.