Рабочее окно приложения

В рабочем окне приложения доступны функции: - Создание исходящего документа - Редактирование исходящего документа - Импорт исходящих документов - Импорт входящих документов - Фильтр и выборка входящих / исходящих документов по заданным критериям

Создание документа

1. Перейти в боковое меню Битрикс24 и запустить приложение ЭДО24
2. В верхней части окна выбрать раздел Исходящие
3. На главном рабочем окне приложения ЭДО24 нажать кнопку Создать документ

Заполнение полей формы создания документа

Выбрать провайдера ЭДО (1)

в раскрывающемся списке выбрать тип документа, который будет отправлен через ЭДО

Типы документов

Доступные типы отправляемых документов настраиваются в Битрикс24 и в привязках документов к смарт-процессам (см. раздел настройки). (3)

Номер документа устанавивается автоматически в соответствии со счетчиком номеров в Битрикс24 для выбранного типа документа. (2)

Дата документа устанавливается в соответствии с текущей датой на компьютере при создании отправляемого документа (4)

Компания получатель документа. Выберите из списка компаний, которые находятся в справочнике компаний Битрикс24. (5)

Контакт получатель документа. Выберите из списка контактов, которые находятся в справочнике контактов Битрикс24. (5)

Связь со сделкой, в рамках которой готовится отправка документа. (6)

Для для загрузки файлов с документами для отправки контрагенту. В одной отправке можно загрузить несколько файлов с документами (например файл договора и отдельные файлы с приложениями к договору) (7)

Поля с указанием суммы по документу: С НДС, Без НДС, Валюта и комментарии.

После заполнения формы нажать кнопку Создать (8)

1. В раскрывающемся списке доступны только подключенные и настроенные учетные записи операторов ЭДО (подробнее см. раздел настройки)
2. Если номер документа подставленный автоматически не соответствует фактическому, измените данное поле вручную.
3. Если тип документа отсутствует в списке, необходимо выбрать пункт Неформализованный документ
4. Если дата фактического документа отличается от установленного значения автоматически – измените значение поля.
5. При выборе компании / контакта, на форме создаваемого документа автоматически загружается вся информация о текущем состоянии электронного документооборота с выбранной компанией / контактом.
6. В списке будут загружены все сделки из CRM Битрикс24 по вашей компании. Для поиска нужной сделки, начните набирать в поле номер или ключевую фразу сделки.
7. Загруженные документы отражаются в рабочем окне в виде списка. Для удаления документа из отправки нажмите в строке с названием файла
8. Если при заполнении формы будут заполнены не все поля или при заполнении будут ошибки, на экране отобразится сообщение об ошибках и документ на отправку не будет создан.

Создание УПД

Создание УПД

Для создания универсального передаточного документа УПД в приложении ЭДО24 предусмотрен специальный режим

1. На главном рабочем окне приложения ЭДО24 нажать кнопку Создать документ
2. В поле Тип документа выбрать УПД
3. В специальной форме заполнить реквизиты документа УПД (если документ уже сформирован в формате XML, то установите флаг Загрузить свой XML документ УПД)

Заполнить общие параметры УПД

• номер документа
• дата документа
• Заполнить раздел Продавец
• компания продавец (устанавливается автоматически), но если вы ведете учет по нескольким своим компаниям, выберите компанию от которой выставляется документ УПД
• ИНН продавца (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• КПП продавца (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Тип организации продавца (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Наименование организации продавца (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Регион продавца (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Адрес продавца (устанавливается автоматически, при необходимости измените)

Заполнить параметры покупателя

• компания покупатель (выбрать из списка компаний)
• контакт покупателя (выбрать из списка контактов)
• ИНН покупателя (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• КПП покупателя (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Тип организации покупателя (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Наименование организации покупателя (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Регион покупателя (устанавливается автоматически, при необходимости измените)
• Адрес покупателя (устанавливается автоматически, при необходимости измените)

Заполнить параметры подписанта

• выбрать сотрудника из справочника
• При необходимости скорректировать фамилию, имя, отчество и должность подписанта

Заполнить общую информацию

• в поле Содержание информации ввести общее описание операции

Заполнить список товаров и услуг

Заполнение товаров и услуг

Данный раздел загружается автоматически из параметров сделки, но в форме также, доступен ручной ввод списка товаров и услуг.

1. Для добавления позиции товара / услуги нажмите в блоке кнопку Добавить
2. Заполните реквизиты товара/услуги
3. Наименование
4. Ед.измерения
5. Количество
6. Цена
7. Ставка НДС
8. Сумма бе НДС / С НДС
9. Для удаления позиции товара/услуги нажмите кнопку Удалить в текущей позиции

Заполнить итоговые суммы документа

Заполнение итоговых сумм

Данный раздел формируется автоматически из введенных позиций товаров и услуг в предыдущем блоке. При необходимости значения могут быть скорректированы.

Отправка документа по ЭДО

В соответствии с настройками смарт-процесса, созданный документ для отправки по ЭДО переходит на следующий шаг (например Согласование или На подпись руководителю).

В простых сценариях документ сразу отправляется к провайдеру электронного документооборота со статусом Черновик и отображается в разделе исходящих документов.

Подпись документа

Подписать и отправить документ может только лицо, имеющее электронную подпись. Необходимо перейти в приложение провайдера ЭДО, подписать и отправить документ.

Просмотр и редактирование документа

Просмотр документов

Все документы в разделе Исходящие и Входящие доступны для просмотра и редактирования.

1. Перейти в боковое меню Битрикс24 и запустить приложение ЭДО24
2. В верхней части окна выбрать раздел Исходящие или Входящие
3. Выберите документ для просмотра (или редактирования) и нажмите левой кнопкой мыши на заголовок документа в колонке Документ

Структура карточки просмотра документа

Блок с информацией о типе документа и его статусе (1)

Блок информации о просматриваемом документе: (2)

• тип документа
• Номер документа
• Дата документа

Параметры документа из CRM Битрикс24 - Кнопка Редактировать параметры CRM - Наименование (номер) сделки - Наименование контакта - Наименование Компании - Наименование смарт-процесса - Ящик адресата Диадок (3)

Блок информации о загруженном файле:

• Имя файла
• Версия (устанавливается провайдером ЭДО)
• Статус (устанавливается провайдером ЭДО)

Список файлов, загруженных в отправку по ЭДО (4)

Раздел окна для просмотра документа в формате PDF или для загрузки документа на диск компьютера для последующего просмотра в других форматах (DOC, XLS, PPM)

История изменений документа в соответствии со статусами провайдера ЭДО и статусами смарт-процесса приложения.

1. Статус в системе ЭДО отображается актуально со статусом в системе провайдера ЭДО. Все документы синхронизируются с базой данных провайдера ЭДО и отображают фактический статус документа на текущий момент.
2. После создания документа и отправки его провайдеру ЭДО, данный блок уже не подлежит изменению.
3. Устанавливается автоматически со стороны провайдера ЭДО, в зависимости от выбранного контрагента.
4. Для просмотра информации о файле в блоке выберите имя файла в этом блоке.

Редактирование документа

Для внесения изменений в отправляемый документ нажмите кнопку Редактировать в окне просмотра документа (см. рис. выше)

Для изменений в документе доступны поля:

1. Изменить Компанию получателя документа
2. Изменить Контакт получателя документа
3. Изменить сделку (выбрать другую сделку)
4. Изменить связанный смарт-процесс

После окончания редактирования нажать кнопку Сохранить

Импорт исходящих документов

1. Перейти в боковое меню Битрикс24 и запустить приложение ЭДО24
2. В верхней части окна выбрать раздел Исходящие
3. Установите период (количество дней импорта документов относительно текущей даты)
4. На главном рабочем окне приложения ЭДО24 нажать кнопку Импорт исходящих документов

Подключение к провайдеру ЭДО

Для выполнения функции Импорт исходящих документов необходимо предварительно выполнить подключение к системе провайдера ЭДО (подробнее см. настройки приложения)

Импорт входящих документов

1. Перейти в боковое меню Битрикс24 и запустить приложение ЭДО24
2. В верхней части окна выбрать раздел Входящие
3. Установите период (количество дней импорта документов относительно текущей даты)
4. На главном рабочем окне приложения ЭДО24 нажать кнопку Импорт входящих документов

Подключение к провайдеру ЭДО

Для выполнения функции Импорт входящих документов необходимо предварительно выполнить подключение к системе провайдера ЭДО (подробнее см. настройки приложения)

Поиск и применение фильтров

Для удобного поиска и выбора документов в рабочем окне предусмотрен режим установки фильтра.

Для быстрого поиска или выборки документов по заданному критерию в рабочем окне приложения нажмите кнопку Показать/Скрыть фильтры

1. Установите значение в одном или нескольких полях фильтра (в таблице отразятся значения удовлетворяющие всем заданным критериям во всех установленных полях)
2. Нажать кнопку Фильтровать
3. В таблице рабочего окна приложения отразятся все документы удовлетворяющие критериям поиска
4. Для очистки фильтра нажать кнопку Сбросить

Назначение полей поиска

• Дата документа от

  Поле устанавливает начальную дату с которой по текущий день будут отражены все документы

• Сделка

  В списке выберите наименование сделки по которой должны отразиться в таблице документы

• Компания

  В списке выберите наименование Компании по которой должны отразиться в таблице документы

• Контакт

  В списке выберите наименование Контакта по которому должны отразиться в таблице документы

• Статус документа

  В данном поле допускается установка нескольких значений. Фильтр выведет все документы у которых Статус документа соответствует любому из указанных в этом поле
  

• Тип документа

  В данном поле допускается установка нескольких значений. Фильтр выведет все документы у которых Тип документа соответствует любому из указанных в этом поле
  

• Смарт-процесс

  В списке выберите наименование Смарт-процесса по которой должны отразиться в таблице документы

Обращайтесь к нашим специалистам

По любым вопросам настройки и расширения имеющегося функционала приложений обращайтесь в нашу службу поддержки.

Мы всегда поможем вам решить вашу задачу.

• Телеграмм: https://t.me/pavzhukov
• Телефон: +7 495 124-84-27