Акты

Акты и сверка

Финансы+ обеспечивают полный цикл работы с актами при закрытии сделок и многоэтапные расчеты с покупателями ваших услуг. Хранить акты привязанные к сделке или контрагенту, формировать акты сверки расчетов, выгружать реестры актов в формате Excel.

Для перехода в раздел платежи приложения Финансы+:

1. Запустите приложение Финансы+
2. Выберите раздел Отчеты
3. Перейдите в меню Акты

В форме работы с Актами вам доступны режимы:

1. Фильтрация, выборка и сортировка записей в таблице актов (смотрите настройку фильтров)
2. Добавить Акт - добавить новый акт
3. - отредактировать акт
4. - удалить акт
5. Скачать отчет в формате Excel на основании данных отобранных в таблице актов с помощью фильтров. Нажмите кнопку Скачать отчет в Excel

Настройка рабочего стола Акты

На рабочем столе пользователь может выполнить индивидуальные настройки отображения информации в таблице с актами, а также гибко настроить рабочие фильтры для быстрого поиска и выборки данных.

• Настройка фильтров

• Видимость столбцов таблицы

Приложение Финансы+ позволяют вам вносить и хранить акты от клиентов несколькими способами.

Возможны следующие варианты внесения актов в систему:

• Акты на уровне сделки

  ---

  (могут быть внесены в сделке или в общем интерфейсе)

• Акты на уровне контрагента

  ---

  (могут быть внесены без привязки к сделке)

• Акт сверки

• Привязка актов к Смарт-процессу

Внесение актов в сделке

1. Откройте CRM Битрикс24 и перейдите в сделки
2. Откройте карточку сделки
3. В верхней части меню карточки сделки выберите закладку Акты
4. Нажмите кнопку Добавить акт

5. Заполните поля в карточке (Поле номер сделки заполнилось автоматически)

Дата выплаты* обязательное поле, установите дату фактической оплаты по сделке

Контрагент (компания) выберите из списка компаний контрагента (1)

Контрагент (контакт) выберите из списка компаний контрагента (2)

Сумма* фактическая сумма, которая закрывается актом, может отличаться от суммы сделки

Тип хранения* выберите из списка тип хранения документа (Электронное или бумажное)(3)

1. Начните вводить наименование компании и в отрывающемся списке будут загружены наименования компаний, удовлетворяющие введенному значению
2. Начните вводить наименование контакта и в отрывающемся списке будут загружены наименования контактов, удовлетворяющие введенному значению
3. Выберите одно значение из списка

ID в ЭДО Идентификатор участника ЭДО, длинная последовательность цифр и букв, например, 2AE11284CDD-D935-4603-881F-92DDК27D6BA0.

Основание - текстовое поле с информацией в условиях акта

Подписано контрагентом устанавливается при подписании документа.

Файл загрузите файл акта в формате PDF или JPG

Разница между закрытой суммой в акте и суммой сделки отражается в аналитических отчетах , эти данные можно использовать в целях контроля и выставления задач менеджерам.

Внесение актов без привязки к сделке и управление актами

1. Откройте основное меню Битрикс24
2. Запустите приложение Финансы+
3. В открывшемся окне выберите раздел Отчеты
4. И в открывшемся меню выберите пункт Акты

На рабочем столе Акты пользователю доступны функции:

1. Фильтрация, выборка и сортировка записей в таблице актов (смотрите настройку фильтров)
2. Добавить акт - добавить новый акт
3. - отредактировать акт
4. - удалить акт
5. Скачать отчет в формате Excel на основании данных отобранных в таблице актов с помощью фильтров. Нажмите кнопку Скачать отчет в Excel

Для выборки актов по заданным критериям, воспользуйтесь панелью с фильтрами (смотрите настройку фильтров).

В фильтрах можно делать выборку актов подписанных контрагентом и еще не подписанные, для удобного управления ответственными и постановки задач.

Поля с Наименованием сделки, Наименование контрагента и Файл акта в таблице актов кликабельные. Вы прямо из списка актов можете быстро перейти в сделку, карточку контрагента или скачать сам файл акта.

Добавление нового акта

Нажмите кнопку Добавить акт и заполните форму:

Особенности

В данном режиме вы можете не указывать сделку и привязать акт к контрагенту. При описании порядка заполнения формы не делается акцент на указание сделки в поле, а сразу начинаем заполнять с Дата выплаты

Дата выплаты* обязательное поле, установите дату фактической оплаты по сделке

Контрагент (компания) выберите из списка компаний контрагента (1)

Контрагент (контакт) выберите из списка компаний контрагента (2)

Сумма* фактическая сумма, которая закрывается актом, может отличаться от суммы сделки

Тип хранения* выберите из списка тип хранения документа (Электронное или бумажное)(3)

1. Начните вводить наименование компании и в отрывающемся списке будут загружены наименования компаний, удовлетворяющие введенному значению
2. Начните вводить наименование контакта и в отрывающемся списке будут загружены наименования контактов, удовлетворяющие введенному значению
3. Выберите одно значение из списка

ID в ЭДО Идентификатор участника ЭДО, длинная последовательность цифр и букв, например, 2AE11284CDD-D935-4603-881F-92DDК27D6BA0.

Основание - текстовое поле с информацией в условиях акта

Подписано контрагентом устанавливается при подписании документа.

Файл загрузите файл акта в формате PDF или JPG

Сверка

Режим сверка позволяет выполнять удобный поиск по контрагентам и формировать акты сверки за выбранный период на основании полученных платежей и подписанных актов.

Для формирования Акта сверки:

1. Откройте меню Отчеты
2. Выберите пункт Сверка

Используйте фильтры и поисковый режим для выборки необходимых контрагентов по: дате, наименованию контрагента и направлению (направление - это ваши воронки в CRM Битрикс24)

В разделе Сверка вы можете посмотреть за выбранный период, на какую сумму вы оказали услуг и какую сумму закрыли актами по каждому контрагенту.

Формирование акта сверки

1. Выполните поиск через фильтры и выберите контрагента, по которому необходимо сформировать Акт сверки.
2. Кликните на иконку в строке с выбранным контрагентом.

В окне формирования акта сверки вы можете просмотреть все платежи с контрагентом и подписанные акты. Для детального просмотра в таблице можете перейти в карточку сделки, не выходя из режима формирования акта сверки.

3. Кликните на иконку для формирования файла Акта сверки в формате Word
4. Сохраните сформированный акт сверки на диск ПК и отправьте контрагенту.

Привязка актов к смарт-процессу

С помощью настроек системы можно привязать формирование Актов Финансы+ к Смарт-процессу. В этом случае создание и изменение элементов соответствующего смарт-процесса приведет к созданию и изменению актов по выбранному контрагенту.

1. Создайте Смарт-процесс Акты
2. Перейдите в раздел настройки Настройка актов/Привязка полей/Акт и выполните привязку полей для связи со Смарт-процессом
3. Сохраните результат.

Настройка рабочего стола

Сделайте ваш рабочий стол Акты удобный и эффективный именно для вас!

Настройка фильтров рабочего стола

Настройка фильтров на рабочем столе Актов позволяет не только гибко управлять отображением данных, но и персонализировать интерфейс под нужды пользователя. Вы можете вывести на экран только те фильтры, с которыми активно работаете (например, дата, этап сделки, контрагент), а неиспользуемые — скрыть, чтобы избежать перегруженности интерфейса.

1. Откройте на рабочем столе Акты выпадающий список Видимость фильтров
2. Установите для тех значений фильтра, которые должны выводиться на экран рабочего окна.
3. Поля фильтров мгновенно отражаются на рабочем столе.

Рекомендация

Не перегружайте рабочий стол лишней информацией. Выберите те фильтры,с которыми вы действительно работаете.

Настройка видимости столбцов таблицы с актами

Для удобного просмотра реестра актов в таблице, настройте видимость столбцов в таблице в соответствии с вашей компетенцией. Уберите лишние колонки или добавьте недостающие.

1. Откройте на рабочем столе Расходы выпадающий список Видимость столбцов
2. Выберите колонки, которые должны отображаться на экране. Выбранная колонка помечается синим цветом.
3. Для отмены выведения колонки на экран, еще раз кликните по названию колонки в списке, чтобы надпись стала отображаться на белом фоне.
4. Колонки в таблице мгновенно отображаются на рабочем столе.