Перейти к содержанию

Смена ответственного

Введение

Приложение Смена ответственного позволяет администраторам портала в CRM Битрикс24 быстро сменить ответственного исполнителя по: сделкам, задачам, делам, лидам и т.д.

Подобная задача возникает при:

  • перемещении сотрудников между подразделениями и изменения их задач;
  • уход сотрудника в отпуск;
  • увольнение сотрудника;
  • другие обстоятельства,требующие передачи ряда направлений другим сотрудникам.

Приложение Смена ответственного включает в себя функции смены ответственного в сделках, делах, задачах и счетах, установку напоминаний о смене ответственного для администратора и непосредственно исполнителям, системные уведомления о событиях, происходящих при смене ответственного, автоматический возврат ответственного по дате и времени, историю изменений ответственных.

Зачем нужно приложение Смена ответственного

  • Сэкономить время. Зачастую у сотрудников может находиться в работе несколько десятков задач, контактов, сделок и т.д. При смене ответственного, без использования приложения, занимает несколько часов. В вашей компании, каждый сотрудник побывает в отпуске не менее 2-х раз в году, а вашему администратору придется 4 раза сменить во всех задачах, сделках, лидах и т.д. ответственного. Т.е. минимум 1 рабочий день он будет тратить на такие изменения для одного сотрудника. Если у вас работает 30 сотрудников, то один месяц вашего администратора пропадает даром, но у вас есть возможность установить приложение Смена ответственного и эта работа будет выполняться автоматически и вы сэкономите месяц работы администратора портала и его месячную зарплату.

  • Непрерывный контроль ответственности. В обычной практике из-за трудоемкости работы по смене ответственного, эта работа выполняется не всегда и сотрудники, временного исполняющие обязанности за отсутствующего, выполняют все действия по сделкам и задачам, фактически от другого лица. Данный факт приводит к лишним недопониманиям и длительным процессам выяснения ответственных за совершенные ошибки и начисления бонусов и штрафов. Применение приложения Смена ответственного позволит четко контролировать, кто на текущий момент времени отвечал за данные этапы работы и обосновывать финансовые начисления.

Установка в Битрикс24

logo

  1. Перейдите в маркетплейс Битрикс24.
  2. Найдите приложение Смена ответственного и нажмите кнопку Установить.
  3. Следуйте инструкциям на экране для завершения установки.

Как работает приложение

Как вызвать приложение

Приложение для смены ответственного возможно вызвать:

Запуск приложения из общего меню приложений Битрикс24

select-menu

  1. Запустите приложение Смена ответственного из основного меню CRM Битрикс24.
  2. В открывшемся окне выберите в верхней части окна закладку Смена ответственного и перейдите к настройке переноса сущностей между сотрудниками.

main-window

  1. В разделе Изменение ответственного установите галочки в типах сущностей, которые будут переданы другому исполнителю:

    сделки

    дела

    задачи

    контакты

    смарт процессы

    компании

    лиды

    счета

  1. Выберите из списка сотрудников в поле Текущий ответственный ответственного от которого будут перенесены отмеченные сущности

  2. Выберите из списка сотрудников в поле Новый ответственный ответственного КОМУ будут перенесены отмеченные сущности
  3. В поле Напомнить мне установите дату напоминания для администратора.

В установленную дату придет напоминание о смене ответственного в системных сообщениях администратору платформы.

  1. В поле Запустить в установите дату, когда настроенные данные для переноса будут фактически перенесены

В соответствии с графиками отпусков, вы можете настроить автоматический перенос сущностей от одного ответственного к другому. Приложение выполнит задачу автоматически.

  1. В поле Автоматически вернуть установите дату автоматического возврата всех отмеченных сущностей предыдущему ответственному

В истории переносов запоминаются все сущности (сделки, лиды, контакты...) которые были переданы. Возврат будет только тех сущностей, которые передавались.

  1. Установите галочку в поле Уведомить нового ответственного и при выполнении процедуры переноса, в системных сообщениях у нового ответственного появится сообщение о переданных сущностях.

  2. Установите галочку в поле Выбрать элементы сущности, если вам нужно передать не все доступные экземпляры сущностей, а только часть.

Например у ответственного, от которого передаются Сделки, имеются 5 открытых сделок, но передать нужно только 2, установите признак Выбрать элементы сущности и выберите только те Сделки, которые нужно передать.

  1. Установите галочку в поле Использовать суперзамену, если в течении срока смены ответственного на заменяемого будут назначены новые сущности, они также будут заменены автоматически на нового ответственного

  2. Нажмите кнопку Изменить и настройки для смены ответственного сохранятся.

Запустить смену ответственного из карточки сделки

  1. Перейдите в сделку
  2. В верхней панели действий выберите закладку История ответственных select-deal
  3. В открывшейся карточке просмотрите историю смены ответственных или перейдите к настройке Смены ответственного history
  4. Если в списке истории отсутствуют записи о смене ответственного, вы можете запустить процесс. Нажмите на кнопку Смена ответственного и заполните все поля формы (Подробнее описание смотрите в предыдущем разделе)

Возврат сущностей предыдущему ответственному

Возврат осуществляется в автоматическом режиме при первичной настройке смены ответственного. Если возникает необходимость перенести в ручном режиме, то:

  1. Откройте приложение Смена ответственного (Подробнее описание смотрите в разделе выше) и перейдите в закладку История изменений (или войдите в сделку и выберите в верхней панели действий закладку История ответственных) history
  2. В таблице выберите запись с ответственным, которому нужно вернуть все перенесенные сущности
  3. В колонке Ручной возврат нажмите на кнопку Вернуть назад в выбранной строке
  4. Все записи будут возвращены и задача станет не активной.

Просмотр истории изменений ответственных

Для просмотра изменений ответственного или внесение корректировки в установки:

  1. Откройте приложение Смена ответственного (Подробнее описание смотрите в разделе выше) и перейдите в закладку История изменений (или войдите в сделку и выберите в верхней панели действий закладку История ответственных) history

Настройка фильтра выборки

При работе со списком задач о смене ответственных вы можете воспользоваться фильтром в верхней части рабочего окна: filter

В полях вы можете указывать значения для поиска. Поля не обязательные для заполнения,а только уменьшают количество выводимых записей, в зависимости от заданных критериев.

  1. Укажите ФИО сотрудника С кого был произведен перенос
  2. Укажите ФИО сотрудника На кого был произведен перенос
  3. Укажите интервал дат, в котором был выполнен перенос Дата от - Дата до

Обращайтесь к нашим специалистам

По любым вопросам настройки и расширения имеющегося функционала приложений обращайтесь в нашу службу поддержки.

Мы всегда поможем вам решить вашу задачу.