Перейти к содержанию

Почта24 — настройка почтовых ящиков

Страница для администраторов. В Почта24 настраиваются: подключённые ящики, правила сбора писем, привязка цепочек к CRM, настройки ИИ и чёрный список. Всё это — в настройках приложения Почта24:

  • список ящиков и карточка каждого ящика;
  • отдельная страница «Настройки ИИ» каждого ящика;
  • отдельная страница чёрного списка.

Подключение ящика

  1. Откройте настройки приложения и перейдите к списку ящиков.
  2. Укажите пользователя Битрикс24 — владельца ящика: ему назначаются сделки по этой переписке.
  3. Заполните имя ящика (подставляется из адреса само), адрес, данные для приёма и отправки почты, пароль. Для сервисов, где обычный пароль не подходит, используйте пароль приложения.
  4. Сохраните — приложение начнёт регулярно забирать письма.

На странице сохранённого ящика есть кнопка «Проверить соединение». Она проверяет приём почты (отправку она не проверяет). Если проверка прошла успешно, ящик включается и пауза сбора снимается — это простой способ возобновить работу ящика после восстановления доступа.

Не переносить всю историю

При подключении ящика не нужно тянуть всю старую переписку. Задайте «Пропустить сообщения старше чем» — письма, пришедшие до этой даты, собираться не будут. Так в систему попадает только актуальная корреспонденция, а не архив за годы.

Письма, где ящик в копии

Настройка ящика «Забирать письма, где ящик в копии» определяет, собирать ли письма, где ящик указан не основным адресатом, а в копии:

  • для новых ящиков включена по умолчанию;
  • у существующих ящиков выключена — включите вручную, если копии нужны;
  • действует только на новые письма: ранее пропущенные копии не дозабираются. Если копия важна, перешлите письмо на ящик заново;
  • фильтр по дате и чёрный список действуют и для писем в копии.

Скрытые копии

Скрытые копии не собираются никогда.

Чёрный список

Адреса отправителей, письма от которых не собираются (служебные рассылки, спам). Чёрный список — отдельная страница в настройках интеграции, доступная администраторам, и действует на все ящики сразу.

Привязка цепочек к CRM

Эти настройки находятся в основной форме ящика:

Настройка Что делает
Создавать сделки и лиды для новых цепочек Если привязать цепочку к существующей сделке не удалось, создаётся новая сделка (когда определён контакт или компания) либо лид.
Привязывать новые цепочки к единственной сделке контакта/компании Если у контакта или компании ровно одна активная сделка, новая цепочка привязывается к ней автоматически.
Направление для новых сделок Направление CRM, в котором создаются новые сделки.

Контакт и компания определяются по адресу отправителя автоматически.

Настройки ИИ ящика

У каждого ящика есть отдельная страница «Настройки ИИ» — она открывается из списка ящиков. Здесь задаётся, как ИИ помогает привязывать цепочки к сделкам:

Настройка Что делает
Использовать ИИ для поиска сделки Приложение анализирует содержимое письма и подбирает подходящую сделку.
Направления сделок для поиска с помощью ИИ По каким направлениям ИИ ищет подходящую сделку.
Поля CRM для поиска сделки с помощью ИИ Какие поля сделки ИИ видит при поиске.
Адреса отправителей для поиска компании по ИНН Адреса, для которых компания контрагента ищется по ИНН из текста письма.
Поле компании с ИНН Поле компании, в котором хранится ИНН, — по нему находится компания.

Укажите поля для поиска

Если поля CRM не выбраны, ИИ видит только название сделки — этого обычно мало. Для нормальной работы укажите в том числе поля, связывающие сделку с компанией и контактами.

Поиск компании по ИНН работает, только если заполнены и адреса отправителей, и поле компании с ИНН. Сам ИНН из текста письма находит ИИ, поэтому без настроенного ИИ этот сценарий не выполняется — компания ищется по адресу отправителя.

Подпись

В поле «Подпись в конце сообщения» задайте текст, который подставляется в поле «Текст» и в новых письмах, и в ответах («Ответить» / «Ответить всем»). Перед отправкой подпись можно изменить или удалить — приложение само ничего не дописывает.

Если ящик перестал отвечать

Если доступ к ящику пропал (например, сменился пароль), приложение ставит сбор на паузу и пробует снова: через 10 минут, затем через 30 минут и через час. После трёх подряд неудачных попыток администраторы получают одно уведомление — не по каждой ошибке.

Состояние паузы видно в списке ящиков: статус «Синк отключён» с временем следующей проверки.

Чтобы возобновить сбор после восстановления доступа:

  • обновите пароль (или пароль приложения) в настройках ящика и сохраните их;
  • либо нажмите «Проверить соединение» на странице ящика — при успехе пауза снимется.

FAQ

Включили сбор копий, но письма за прошлые месяцы не появились. Настройка действует только на новые письма: ранее пропущенные копии не дозабираются. Перешлите нужные письма на ящик заново — они соберутся.

Ящик на паузе, уведомлений больше не приходит. После трёх подряд ошибок уведомление приходит один раз, дальше приложение продолжает проверки по расписанию (10 минут → 30 минут → час). Восстановите доступ к ящику и снимите паузу: сохраните настройки ящика с новым паролем или нажмите «Проверить соединение».

ИИ не анализирует письма и не ищет сделки. Проверьте настройки ИИ ящика: выбраны ли поля CRM для поиска сделки (без них ИИ видит только название сделки) и заполнены ли адреса отправителей и поле компании с ИНН для поиска по ИНН.

Обращайтесь к нашим специалистам

По любым вопросам настройки и расширения имеющегося функционала приложений обращайтесь в нашу службу поддержки.

Мы всегда поможем вам решить вашу задачу.